Defensie
Uit Klankbord Informatie op Orde
Inhoud |
Ontwikkelingen
Hoe Defensie in 2009 de Baseline informatiehuishouding rijk implementeert
Beleid
Beheersregeling 2003 Deze regeling is niet meer volledig actueel.
Uitvoering
Toezicht
Brieven aan de tweede kamer
DIV online in de defensiebegroting van 2008
Documentaire Informatievoorziening Defensie online 2004
Maatregelen inzake archiefbeheer binnen Defensie 2002
Artikelen
Documentaire informatie voor de gebruiker. Documentaire informatievoorziening (DIV) is geen sexy onderwerp. In de ogen van de gebruiker leidt het in beheer geven van documenten bij de DIV-organisatie tot onnodige vertraging. Dit ligt niet zozeer aan de inzet van het DIV-personeel maar aan de manier waarop het DIV-proces is ingericht. De Koninklijke Landmacht heeft in een proeftuin onderzocht of deze situatie kan worden gekeerd, zodat het DIV-proces de bijdrage levert aan de bedrijfsvoering die de gebruiker mag verwachten en het DIV-personeel meer op waarde wordt geschat. Zie verder Od, 2003, 57/12, pp 445-450.
Documentair maatwerk via een virtueel dossier. In de Archiefwet staat dat documentaire informatie geordend en toegankelijk moet zijn. De gebruiker stelt dezelfde eis. Echter, de gebruiker heeft in veel gevallen behoefte aan een vrijere ordening. In een elektronische omgeving is dit mogelijk met virtuele dossiers, respectievelijk een procesdossier en werkdossier. Zie verder Od, 2004, 58/2, pp 46-49.
Documentaire informatie bij mobiel optreden. De Archiefwet is niet alleen van toepassing in de kantooromgeving maar ook daarbuiten bij mobiel optreden. Is het in de kantooromgeving al moeilijk om alle archiefwaardige documenten geregistreerd en gearchiveerd te krijgen, nog moeilijker is het onder militaire omstandigheden. Of toch niet? In een proeftuin is aangetoond dat met eenvoudige middelen elektronische berichten automatisch kunnen worden geregistreerd, geordend opgeslagen en automatisch gearchiveerd. De sleutel tot de vernieuwing bestaat uit het koppelen van maatwerk berichtsjablonen en werkdossiers aan een procesgeoriënteerd ordeningsplan. Zie verder Od, 2004, 58/5, pp 202-206.
Documentaire informatie op de leest van het DSP. Het is sinds 1 januari 2004 verplicht om een documentair structuurplan (DSP) te hebben. Maar waarom zou een organisatie in het DSP willen investeren, hoe komt het DSP op de agenda van het management, en hoe wordt voorkomen dat het DSP ongebruikt in het ronde archief belandt? Zie verder Od, 2004, 58/10, pp 309-312.
Brief aan de Tweede Kamer over DIV online. De staatssecretaris van Defensie heeft in een brief aan de Tweede Kamer geschreven dat hij 54,5 miljoen euro wil uitgeven aan het vernieuwen van de DIV. In een interview met de directeur van het Defensie Archieven Registratie en Informatie Centrum (DARIC), Jan Gelauf, wordt duidelijk waarom Defensie hier zo veel geld voor over heeft en wat er voor de DIV-organisatie gaat veranderen. Zie verder Od, 2004, 58/11, pp 349-350.
Defensie op verkenning in Den Bosch. Archieven nemen veel plaats in. De gemeente ’s-Hertogenbosch wist zelfs 30% op ruimte te besparen na het automatiseren van de documenthuishouding. Toch kwam dit niet door het opheffen van archiefruimten, maar door het opheffen van vaste werkplekken. De medewerkers kozen de werkplek die zij voor de uitvoering van een taak nodig hadden. Reden om een verkenning uit te voeren in ’s-Hertogenbosch. Zie verder Od, 2005, 59/9, pp 33-35.
Van archiefbeheer tot taakinformatie. Op de boeggolf van de digitalisering van bedrijfsprocessen veranderen het gebruik en de behoefte aan bedrijfsinformatie. Om bij te blijven moet de informatievoorziening meegroeien en worden vernieuwd. Gelijktijdig moeten gebruikers worden uitgedaagd en gestimuleerd om de vernieuwde informatievoorziening adequaat aan te wenden. Dit document beschrijft hiervoor de conceptuele grondslag (verschenen in Handboek Archiefbeheer in de praktijk en Handboek Informatiewetenschap van Uitgeverij Kluwer, tevens beschikbaar in www.iwabase.nl).
