Versturen

Uit Klankbord Informatie op Orde

Definitie

Versturen is het als origineel overdragen van een duplicaat van binnen de organisatie bewerkte en/of behandelde documentaire informatie aan een organisatie of persoon buiten de organisatie.

Toelichting

Zie digitaal werken. Een tekenbevoegde documenteigenaar kan een document printen en met een geldige fysieke handtekening versturen, waarbij de verplichte metagegevens voor het versturen in het elektronische beheersysteem worden vastgelegd. Het is een keuze of hierbij het getekende document wel/niet wordt teruggescand en met handtekening wordt opgenomen in beheersysteem. Omdat de vaststelling van het document in het beheersysteem is gedocumenteerd, is terugscannen niet in alle gevallen noodzakelijk. De beleidsverantwoordelijke voor een proces kan in het DSP regels voor het terugscannen opnemen.